Les clés pour un hackathon bien réalisé

Hackathon - Le guide

Les clés pour un hackathon bien réalisé

Le Hackathon est un des meilleurs moyens de souder les collaborateurs d’une entreprise.

Le Hackathon va permettre de : 

  • renforcer la culture d’entreprise
  • faciliter la communication entre les collaborateurs 
  • renforcer la cohésion d’équipe. 

Il met en action l’intelligence collective qui va permettre de démultiplier les capacités d’innovation, augmenter l’engagement auprès des membres de l’équipe et permettre de s’adapter à un environnement complexe plus rapidement. 

Mais pour cela il doit être bien réalisé, c’est pourquoi chez Future Agency, nous suivons un guide qui nous assure un Hackathon réussi.

Et comme on est sympa, on vous le dévoile ci-dessous ! 

4 piliers vont permettre une organisation réussie du Hackathon : 

  • La phase de cadrage
  • La communication
  • L’animation 
  • Le suivi 

La phase de cadrage

  1. Bien définir les objectifs et les participants du Hackathon

C’est une étape primordiale. 

Il faut bien évidemment définir la date et le nombre de jours du hackathon pour prévoir un rétroplanning adéquat et réalisable. 

Il est indispensable de poser les bases. Quel est le thème ? Pourquoi organiser un hackathon  ? Quel est le but ? 

Les objectifs du hackathon peuvent différer d’une entreprise à l’autre, il faut donc bien les définir.

Exemple: Recruter des nouveaux talents, créer un nouveau produit, imaginer une solution innovante pour le futur service client de l’entreprise… 

Il faut également bien définir les participants au hackathon. Qui peut participer ? Est-il réservé à certaines équipes en interne ? Est-il élargi à l’ensemble des collaborateurs de l’entreprise ? Est-il ouvert à des personnes externes à l’entreprise ? 

Enfin, ne pas négliger le jury. Qui est-il, qu’est-ce qu’il attend des participants ? 

Tous ces éléments permettront d’élaborer le règlement du hackathon sur lequel se baseront les participants.

 

  1. Définir un plan de communication

Une bonne communication sur le Hackathon permettra de susciter la curiosité des participants. Il est donc important de bien définir le plan de communication pré, pendant et post challenge ainsi que d’identifier les canaux utilisés (mails, réseaux sociaux, plateforme collaborative…). 

La communication pendant le challenge est obligatoire pour guider les équipes sur l’avancée des projets et sur le timing et pour rendre le moment mémorable (temps restant, prochaines étapes, annonce des gagnants…)

La communication post challenge est importante pour faire perdurer dans le temps les bénéfices du hackathon et pour ne pas perdre de vue les avancées des projets. 

  1. Prévoir la logistique

Le matériel créatif, la location d’une salle dédiée, la nourriture… Tous ces aspects qui paraissent secondaires sont en fait indispensables pour s’assurer d’un bon déroulement le jour j, il faut penser à tout ! N’hésitez pas à vous faire une check list à l’approche de la date pour ne rien oublier 😉 

Communication 

Utiliser une plateforme collaborative performante et bien pensée

Elle permet de centraliser toutes les informations du projet et de les relayer aux participants. 

La plateforme collaborative permettra à l’ensemble des participants de soumettre leurs idées, de rejoindre une équipe, de s’informer et de suivre chacune des étapes du Hackathon en temps réel. Les participants pourront voter pour les solutions qui leur plaisent et encourager les équipes projets de leur choix. 

C’est un excellent moyen de communication pour les organisateurs, qui peuvent expliquer les règles, diffuser des informations sur le déroulement et sur le programme du Hackathon. Alors misez sur un outil performant !

L’animation

  1. Appliquer une méthodologie qui libère la créativité des participants

Pour profiter de tous les atouts que peut apporter le hackathon, prévoyez d’organiser vos journées en vous basant sur une méthodologie prédéfinie. 

Certaines méthodes aident à susciter la créativité et l’innovation, il faut donc encourager les participants à les utiliser. Il ne faut donc pas hésiter à leur présenter la méthode en amont. En parallèle, il est judicieux d’organiser les journées du hackathon en suivant les différentes étapes de cette méthode. La méthode donne un rythme à la journée et la rend dynamique. 

Chez Future Agency, nous utilisons souvent la méthode du Design Thinking et du Design Fiction, qui permettent, en un temps record de prototyper des idées et de se projeter dans le futur. 

  1. Faire appel à une équipe de facilitateurs compétente

L’accompagnement et l’animation auprès des participants va apporter une dynamique au challenge. 

Chez Future Agency tout au long du hackathon, nous encadrons les équipes par 3 types d’acteurs :

  • Des experts méthodologiques : ils accompagnent les équipes dans les différentes phases de la méthodologie et apportent des solutions et une vision design et développement (ils ont des profils pluridisciplinaires).
  • Des experts thématiques : ils guident les participants dans leur réflexion tout en respectant les contraintes
  • Des facilitateurs : ils sont garants de la méthodologie et aident les participants à suivre les étapes et facilitent leur réflexion.

Le suivi

Ne pas négliger les livrables

L’atterrissage et les livrables permettent de maintenir l’énergie créée lors du Hackathon. 

L’idée est de garder, grâce aux livrables, une trace des enseignements du hackathon, d’un point de vue business et humain.

À qui aura profité cette expérience d’intelligence collective ? Quelles sont les idées qui ont été retenues ? Comment sont-elles mises en place en interne ? 

Concernant les idées qui n’ont pas été retenues, comment peuvent-elles êtres améliorées ? Quel plan d’action pour les implémenter plus tard sans qu’elles soient oubliées ? 

Tous les livrables permettent de répondre à cette question et de fédérer les équipes dans le temps, tout en cultivant la culture de l’entreprise.

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