En bref
Client : 7 organisations différentes
Format : Coordination de parcours de visite guidés sur salon
Durée : 2 jours (8 et 9 avril 2026)
Participants : 140 personnes
Sept organisations, un salon de 300 exposants : nous avons conçu et coordonné des parcours de visite guidés, cadrés en amont selon les enjeux de chacune, pour transformer une visite libre en parcours utile.
Le salon Laval Virtual, référence européenne des technologies immersives, réunit chaque année à l’Espace Mayenne plusieurs milliers de visiteurs et environ 300 exposants. Sur l’édition 2026, sept organisations : universités, énergéticien, chambre de commerce, organisme de formation, technopole, territoire, nous ont confié la conception et la coordination des parcours de visite de leurs groupes. L’objectif : que chaque participant reparte avec ce qu’il était venu chercher, sans se perdre dans un salon dense.
Les enjeux
Un salon de cette taille ne se visite pas au hasard : sans cadrage, chaque groupe risque de passer à côté de ce qui compte pour lui.
- Adapter le parcours à chaque profil : un énergéticien en veille technologique, une université en découverte culturelle et une chambre de commerce en prospection industrielle n’attendent pas la même chose d’une même allée.
- Sélectionner les bons exposants : sur environ 300 stands, isoler la dizaine d’exposants réellement pertinents pour chaque organisation.
- Tenir un planning dense : 11 groupes sur deux jours, avec deux guides, et des créneaux d’expériences immersives à capacité limitée.
Le dispositif mis en place
Un dispositif en trois étapes, du cadrage individuel de chaque organisation jusqu’à la coordination minute sur le salon.
1
Cadrage client individualisé
Un call de cadrage d’environ 45 minutes par organisation, mené par les guides Valérie Riffaud et Vincent Guigui. Il couvrait le profil et le niveau de maturité des participants, les enjeux stratégiques, les thématiques et focus sectoriels prioritaires, le format d’expérience souhaité et les contraintes logistiques.
1 CALL DE 45MIN, PAR ORGANISATION, EN AMONT
2
Conception des parcours sur mesure
Pour chaque organisation, une sélection d’exposants construite à partir du cadrage, soumise à validation avant l’événement. Le parcours de l’énergéticien réunissait dix exposants dont Alioscopy, LS Group, SenseGlove, CEA List, HTC VIVE et Varjo. Celui de la chambre de commerce, orienté industrie, réunissait notamment Leonard Technologies, Uptale, Techviz, Manus et Immersion. Celui de l’université parisienne, orienté culture, réunissait notamment Oaza, Noise Makers, Digital Pourpre Studio, Isart Digital et Mercurial Dance.
1 PROPOSITION DE PARCOURS PAR ORGANISATION, VALIDÉE AVANT LE SALON
3
Conduite et coordination sur site
Deux guides ont conduit 11 groupes sur deux jours. Un déroulé minute a cadencé chaque journée : rassemblement des groupes, installation des casques audio, relance des points de contact, gestion et synchronisation des créneaux d’expériences immersives sur la zone LBE, récupération et retour du matériel.
2 JOURS EN PRÉSENTIEL, 11 GROUPES, 2 GUIDES
Les méthodologies mobilisées
Call de cadrage structuré
Une trame commune par organisation, profil, enjeux, thématiques, format, logistique, pour concevoir un parcours pertinent plutôt qu’une visite générique.
Sélection d’exposants sur mesure
Un parcours construit organisation par organisation à partir des enjeux exprimés, soumis à validation avant l’événement.
Fichier de suivi client centralisé
Un tableau unique par organisation : contact jour J, horaires, créneaux LBE, effectifs, statut du retour client.
Déroulé minute
Un séquençage horaire par journée précisant, pour chaque créneau, la séquence, le responsable et les actions à mener.
Les résultats en chiffres
140
participants accompagnés
7
organisations clientes
11
groupes conduits
2
guides
Le mot de la fin
« Le tour organisé par Future Agency au Laval Virtual nous a permis de gagner un temps considérable. En une journée, nous avons rencontré les acteurs les plus pertinents pour nos enjeux, avec un vrai travail de sélection en amont et des échanges de qualité. Nous repartons avec une vision beaucoup plus claire des usages concrets des technologies immersives et plusieurs pistes de collaboration à explorer. Une expérience à forte valeur ajoutée pour notre équipe. »
Un participant d’un tour guidé
Prêts à passer à l’action ?
Vous avez un défi de transformation, un séminaire stratégique ou une Learning Expedition en tête ?
Parlons-en.
