Organisez un séminaire d’entreprise catalyseur de changement et de créativité

Les objectifs du séminaire vont déterminer le type d’événement d’entreprise à mettre en place. Il peut s’agir d’un :

Séminaire de travail : il peut être organisé lorsqu’une mission particulière doit être réalisée. Il s’adresse à un ensemble de personnes réunies dans un objectif commun : réfléchir à un projet ou accomplir une mission pour l’entreprise. En fonction du projet, on peut faire appel à des collaborateurs d’une même équipe, issus de différents services de l’entreprise, ou même à des personnes extérieures pour apporter une vision différente. Le séminaire de travail a pour but d’avancer rapidement et efficacement, tout en favorisant une certaine synergie de groupe.

Séminaire de cohésion : aussi appelé séminaire de motivation, ce type d’événement a pour but de créer du lien, de renforcer la cohésion d’équipe et le sentiment d’appartenance. Pour cela, on met l’accent sur des activités ludiques permettant aux participants d’apprendre à collaborer différemment : team building, activités sportives, murder party, défis culinaires, rallye, etc. Le lieu de l’événement doit aussi participer à la création d’une ambiance détendue et divertissante.

Séminaire d’intégration : conçu pour favoriser l’intégration des nouveaux collaborateurs, ce type de séminaire est généralement organisé après une phase de recrutement entraînant une vague de nouveaux collaborateurs arrivés à la même période. Le séminaire d’intégration s’oriente davantage vers des activités conviviales que des réunions de travail. De nombreuses activités peuvent être organisées, par exemple : escape game, activités sportives, quizz, olympiades en pleine nature, etc. À travers ces activités et les divers échanges verbaux, les nouveaux font connaissance avec leurs collègues, leurs managers et se plongent dans leur nouveau cadre de travail dans une ambiance détendue. Cela permet de développer efficacement le lien social et le sentiment d’appartenance.

Séminaire de rentrée : généralement organisé en septembre, le séminaire de rentrée permet bien sûr à vos collaborateurs de se retrouver après les vacances d’été pour resserrer les liens et commencer la nouvelle année sur de bonnes bases, mais pas seulement ! C’est aussi l’occasion pour les dirigeants de présenter les nouveaux enjeux de l’année à venir, la nouvelle stratégie et de fédérer les équipes autour d’objectifs communs.

Séminaire de formation : ce séminaire professionnel peut s’adresser à tous les collaborateurs, quelle que soit leur ancienneté. L’objectif peut être de former les équipes à de nouvelles connaissances, de nouveaux process, de nouveaux outils, de nouvelles législations, etc. L’idée étant de favoriser une montée en compétence de manière collective. Le contenu du séminaire s’appuie principalement sur des réunions de travail et conférences, mais il ne faut pas oublier d’organiser des activités plus conviviales pour laisser souffler les participants.

Séminaire de management : destiné uniquement aux managers de l’entreprise, ce type de séminaire leur permet de booster leurs compétences managériales, comme des techniques de communication et de gestion des équipes. L’ambiance de ce séminaire est plutôt studieuse avec des sessions de travail souvent dirigées par un intervenant extérieur, mais il faut tout de même prévoir quelques activités conviviales de team building.

Séminaire commercial : les objectifs de cet événement pro sont assez similaires à ceux du séminaire de direction, mais avec les équipes commerciales. Ils seront amenés à analyser les méthodes utilisées, à faire le bilan sur les résultats de l’année passée et bien sûr à préparer l’année à venir. Ici, il ne faut pas oublier d’organiser également des activités ludiques pour motiver les équipes et favoriser la cohésion.

Séminaire de direction : ce séminaire est organisé pour réunir tous les cadres et leur permettre de faire une analyse stratégique de l’entreprise. Ils vont évaluer les performances de l’entreprise, faire le point sur les résultats de l’année passée, établir des projections pour les mois ou années à venir, etc. Ce type d’événement demande beaucoup de préparation en amont et le cadre du séminaire doit être favorable à la réflexion et au sérieux.

À condition qu’il soit bien organisé et avec des objectifs clairs, un séminaire d’entreprise peut être un véritable outil de management permettant aux équipes de se retrouver autour d’un projet commun.

L’organisation d’un séminaire est un travail à part entière. Voici quelques conseils et astuces pour réussir un séminaire d’entreprise innovant :

Donner du sens et définir clairement les objectifs : ce point est primordial pour permettre l’implication et la motivation des participants. De plus, communiquer de manière claire sur les objectifs favorise l’efficacité de l’événement.

Proposer des activités insolites et adaptées : ces activités sont votre levier pour encourager les échanges, favoriser le travail d’équipe, stimuler la réflexion et l’innovation, etc. Qu’il s’agisse de réunions de travail ou d’activités ludiques, c’est ce que les participants vont retenir du séminaire. Assurez-vous que tous les participants puissent y participer.

Trouver des lieux atypiques : le choix du lieu a toute son importance, il permet de sortir du cadre de l’entreprise pour briser la routine et rendre l’expérience inoubliable. Oubliez les salles de réunions ou salles de séminaire aseptisées dans des hôtels sans charme, choisissez des lieux inspirants pour booster la créativité et qui marqueront les esprits. Espaces originaux et modulables, châteaux dans les vignes, espaces de co-working, appartements de luxe, tiers-lieux… Il n’existe pas UN lieu idéal, tout dépend du thème de votre séminaire. Gardez l’esprit ouvert !

Animer le séminaire : le rôle de l’animateur est essentiel pour créer une atmosphère conviviale, garder une bonne dynamique et garantir la motivation tout au long de l’événement. Faites appel à des speakers inspirants.

Bien communiquer autour de l’événement : communiquer en amont permet de susciter au maximum l’adhésion des participants. La communication après l’événement est tout aussi importante pour partager le bilan de l’événement et informer les participants des prochaines étapes, s’il y en a.-  

S’assurer d’avoir des équipements et des prestations de qualité : sonorisation, connexion haut débit, vidéoprojecteur, mais aussi service traiteur et nuitées confortables… Rien ne doit être laissé au hasard ! Gardez à l’esprit que le séminaire est aussi le reflet de votre entreprise.

Le déroulement d’un séminaire n’est jamais le même et va varier selon les objectifs fixés par l’entreprise, le nombre de participants, la durée de l’événement, le type d’entreprise, etc. Malgré tout, il existe quelques temps forts que l’on retrouve dans tous les types de séminaires pour un événement réussi :

Voici une typologie des visites et rencontres que vous pouvez faire durant votre voyage apprenant :

• Discours d’ouverture : il permet d’instaurer une atmosphère positive dès le début, de motiver les participants et de rappeler le but de ce séminaire.
• Réunions ou ateliers de travail : il s’agit des temps de réflexions et d’analyses stratégiques pour répondre aux objectifs selon le thème du séminaire.
• Activités ludiques : les temps plus « légers » sont indispensables pour souder les équipes dans une ambiance conviviale.
• Soirée d’entreprise : la soirée permet de clôturer le séminaire dans une ambiance festive et de « récompenser » les participants avec, par exemple, un cocktail dinatoire ou un buffet gastronomique. Cela peut aussi être l’occasion de choisir un lieu prestigieux.

La durée d’un séminaire varie en fonction du type d’événement, des enjeux et des activités prévues. Au minimum, le séminaire peut être organisé sur une journée de travail et jusqu’à plusieurs jours.

Une journée peut en effet être suffisante pour communiquer des informations sur l’entreprise. Mais le format le plus courant est d’organiser un séminaire de deux jours ou un séminaire de trois jours, ce qui laisse le temps d’organiser des ateliers et activités de team building. On parle d’ailleurs de séminaire résidentiel lorsque ce dernier se déroule au moins sur une journée avec une nuitée dans un cadre différent.

Dans tous les cas, veillez à bien planifier vos événements en amont, à prévoir des pauses entre chaque activité, à bien alterner entre séances de travail et temps conviviaux pour allier travail et détente.