Comment organiser une learning expédition ?

La learning expédition est une méthodologie d’accompagnement en vue du changement. Encore appelée Learnex, elle s’effectue au cours d’un voyage d’études. En d’autres termes, la learning expédition est un voyage virtuel ou physique qui vous permet de vous immerger dans les écosystèmes innovants. Les participants de cette aventure ont donc la possibilité de sortir et découvrir de nouvelles pratiques, de se recentrer sur leurs objectifs et d’imaginer le futur.

Cependant, pour que cela soit réussi, il est important d’avoir une organisation parfaite. L’organisation nécessite ainsi le respect de certaines étapes très importantes. Vous souhaitez organiser une learning expédition ? Voulez-vous savoir comment vous y prendre ? Découvrez dans cet article l’essentiel à savoir sur une préparation réussie de ce que c’est que la learning expédition.

Préparer et cadrer l’événement en amont

Organiser learning expédition - Préparer et cadrer

L’organisation d’une learning expédition se fait sur plusieurs étapes. La première étape est la préparation et le cadrage.

Pour commencer, vous devez énumérer vos besoins, car c’est en fonction de ces derniers que vous organisez l’événement. Après avoir énuméré les besoins, vous allez vous en servir pour déterminer l’objectif précis de la learning expédition que vous préparez. L’identification de l’objectif doit être précise, parce qu’il vous permettra de définir le sujet qui sera traité lors de l’évènement. Il faudra également définir d’autres éléments. Il s’agit du timing de l’événement, du nombre de participants, du format de la réunion et de la logistique.

Le timing de la learning expédition 

Une learning expédition se fait en un temps court. Ça peut être une demi-journée ou une journée. Il existe néanmoins des learning expédition de plusieurs jours jour. Tout dépend de vos besoins et de vos objectifs.

Le nombre de participants à l’événement 

Organiser learning expédition - Nombre de participants

Généralement, pour une learning expédition, le nombre de participants est de 20 participants. Toutefois, certaines personnes vont au-delà de ce nombre. Notez que pour avoir des discussions poussées et efficaces, vous devez définir un nombre restreint de personnes.

Par ailleurs, en ce qui concerne la définition du nombre de participants à la learning expédition, il est important de réfléchir au profil des participants. Optez pour les hauts potentiels, les personnes appartenant à une même équipe ou encore les membres du COMEX.

Le format de la réunion 

Pour le choix de format, diverses possibilités s’offrent à vous. Vous pouvez donc choisir de faire la learning expédition en présentiel ou en distanciel. La learning expédition en présentiel est plus courante et plus pratique.

La logistique

Pour bien organiser la logistique de votre événement, vous devez tenir compte :

  • Du lieu d’organisation et de la durée ;
  • Du nombre de participants et la typologie des acteurs ;
  • Des activités visées.

Aussi, vous devez tenir compte du budget prévu par l’entreprise pour cet évènement.

L’étape de conception de l’événement

Organiser learning expédition - Etape de conception event

Après la réunion de cadrage, il faut passer à la conception de l’événement. Il s’agira d’établir le planning des visites, des rencontres, des pitchs. Aussi, il faut prévoir la logistique de l’évènement. De même, vous devez prévoir les bus pour le transport, la privatisation des salles, les repas, les pauses-café et les cocktails de fin de journée. Pour renforcer l’apprentissage, prévoyez des challenges entre équipes. Il peut s’agir des quiz, des séances de question-réponse ou des défis photo.

Notez que tous ces détails sont importants pour la réussite de l’évènement.  Pour cette phase, n’hésitez pas à vous appuyer sur vos connaissances du moment où ils ont un rapport avec la problématique de l’événement.

Il existe certains aspects très importants dont il faut tenir compte pour une réussite de votre évènement.

Partager et transmettre à l’ensemble de l’organisation

La learning expédition ne doit pas seulement impacter les participants. En effet, vous devez prévoir des workshops et aussi des livrables. Ceux-ci vont infuser les conclusions des voyages à toute l’entreprise.

Travailler les analogies et la similarité des problématiques avec les acteurs d’autres secteurs

Pendant l’événement, vous devez chercher à aller plus loin que la problématique. Ainsi, il serait judicieux de prévoir des activités autour d’analogie pertinentes et avoisinantes à la thématique du voyage.

Mixer les formats

Organiser learning expédition - Mixer formats

Pour développer une dynamique forte lors de la learning expédition, il est conseillé de mixer les formats de sorte à obtenir des formes hybrides. Vous pouvez donc prévoir :

  • Des ateliers d’intelligence collective ;
  • Les visites de lieux adéquats ;
  • Les interventions de partenaires inspirants ;
  • Les découvertes d’écosystème innovant ;
  • Les temps d’échanges informels et bien d’autres.

Notez qu’un mixe de ces formats permettra l’équilibre et la dynamique de l’événement.

Se connecter à un écosystème international

Pour vous informer et apprendre davantage, alliez-vous à un partenaire qui dispose d’un réseau à l’international. En effet, cela vous permettra de rencontrer les bons acteurs ainsi que les start-up innovantes. Ces personnes pourront apporter des expériences enrichissantes à votre découverte.

La phase d’ajustement et de validation

Ici, il s’agit de revoir les préparations et de procéder aux ajustements nécessaires au besoin. Après cela, vous pouvez valider le processus et les prévisions.

 La Learning expédition

Le premier jour de votre évènement est enfin là. Pour une totale réussite, tenez-vous au plan effectué lors de l’étape de la préparation.

Faire les visites

Il faut visiter les lieux que vous avez choisis pour l’événement. Allez à la rencontre et aux échanges prévus avec les personnalités de votre industrie. Il s’agit des startups, des fondateurs et même des acteurs innovants. Si vous avez prévu des challenges, faites-les également. N’oubliez pas de respecter le timing prévu. Cela est très important pour la poursuite des évènements.

Ateliers et cocktails

Faites les ateliers prévus pour votre évènement. Aussi, respectez les temps de pauses pour les cafés, les repas et les cocktails. Ces moments permettent aux participants de se retrouver, de discuter et de développer l’esprit d’équipe. Par ailleurs, tenez-vous aux moyens de déplacement prévus pour les visites.

Que faut-il faire après l’évènement ?

Organiser learning expédition - Après événement

Après la learning expédition, il est important de faire un débrief des activités sous la forme de mindmap. Sur la base du débrief, vous pouvez mettre sur pied des projets pour l’entreprise. Au besoin, faites une learning expédition complémentaire pour compléter et approfondir vos recherches.

Tout ceci vous semble compliqué ? 

Vous pouvez déléguer l’organisation de votre learning expédition à Future Aegncy. En effet, il existe des spécialistes qui ont la capacité d’organiser votre évènement. Ces derniers usent de l’expérience qu’ils ont acquise du domaine pour vous faire une prestation sur mesure.

Ainsi, si vous optez pour la délégation, il suffit de contacter une agence spécialisée et de leur faire part de votre projet. Ensuite, partagez vos besoins et ce que vous attendez de cette learning expédition. Les spécialistes seront en mesure de planifier et d’organiser tout l’événement sans le moindre défaut.

De même, l’avantage de confier l’organisation d’une learning expédition à un spécialiste est que celui-ci dispose non seulement des expériences et compétences, mais également des relations. Ils pourront donc faire intervenir leurs relations nationales comme internationales pour une bonne réussite du voyage de découverte.

Retenez que la learning expédition est un évènement très important pour les entreprises ou les porteurs de projets. Ce voyage leur permet de faire des découvertes en rapport avec la thématique prévue pour l’évènement et d’échanger avec des personnes inspirantes. Tout ceci dépend des besoins et du budget.